Datenschutzerklärung von Verwalto

In einem Absatz

Verwalto bearbeitet so wenig Personendaten wie möglich. Deine Daten und die Daten deiner Mieterinnen und Mieter liegen auf Servern in der Schweiz. Wir verkaufen keine Daten, wir schalten keine Werbung, und wir werten deine Inhalte nicht aus. Nur wenn du einen Mietvertrag oder Beleg lesen lässt, geht er an einen KI-Dienst — erst nach deinem Klick, und was dabei wohin geht, steht in Abschnitt 5. Was wir tun und warum, steht hier — und es steht bewusst so, dass man es lesen kann.

1. Wer verantwortlich ist

Florian Winberger, Verwalto (Einzelunternehmen), Bachtelstrasse 77, 8400 Winterthur Datenschutzanfragen: datenschutz@verwalto.ch

Verwalto richtet sich an Kundschaft mit Wohnsitz oder Sitz in der Schweiz (Entscheid vom 11. September 2026).

2. Die Unterscheidung, auf die es ankommt

Verwalto hat zwei verschiedene Rollen, und das ist keine Feinheit:

Um wessen Daten es geht	Unsere Rolle
Du als Kundin oder Kunde — Name, E-Mail, Zahlungsangaben, Nutzung der Anwendung	Wir sind verantwortlich. Diese Erklärung gilt
Deine Mieterinnen, Mieter, Kontakte und Firmen, die du in Verwalto erfasst	Wir sind nur Auftragsbearbeiter. Verantwortlich bleibst du

Für die zweite Zeile gilt der Auftragsbearbeitungsvertrag. Wir sehen diese Daten nicht an, werten sie nicht aus und geben sie nicht weiter — wir speichern und verarbeiten sie in deinem Auftrag.

Was das für deine Mieter bedeutet: Fragt eine Mieterin, welche Daten über sie gespeichert sind, ist deine Antwort gefragt, nicht unsere. Wir unterstützen dich dabei.

3. Welche Daten wir über dich bearbeiten

Daten	Wozu	Woher
Name, E-Mail-Adresse	Konto, Anmeldung, Benachrichtigungen zum Konto	von dir
Passwort (nur als Hashwert)	Anmeldung	von dir
Google-Kennung, falls du dich mit Google anmeldest	Anmeldung	von Google
Abonnement, Zahlungsstatus, Rechnungen	Abrechnung, gesetzliche Aufbewahrung	von dir und von Stripe
Technische Protokolle: IP-Adresse, Zeitpunkt, Browser	Betrieb, Sicherheit, Fehlersuche	automatisch
Fehlermeldungen der Anwendung	Fehler finden und beheben	automatisch
Wie oft dein Konto heute Verträge oder Belege lesen liess — nur die Zahl	Tagesgrenze der Lesefunktion, gegen Missbrauch und Kosten	automatisch
Wann du dem Hinweis vor dem ersten Lesen zugestimmt hast, und zu welchem Wortlaut	Nachweis deiner Einwilligung	von dir

Zahlungsdaten sehen wir nicht. Kartennummern werden ausschliesslich von Stripe verarbeitet und gelangen nie auf unsere Server.

Wir werten deine Inhalte nicht aus — weder für Werbung, noch für Statistiken über dich, noch zum Training von KI-Modellen. Wir geben sie auch zu keinem dieser Zwecke weiter. Der Anbieter des Sprachmodells, an den ein Vertrag oder Beleg zum Lesen geht, hat uns schriftlich bestätigt, dass er die Inhalte nicht speichert und nie zum Training verwendet (Abschnitt 5).

4. Auf welcher Grundlage

Wir bearbeiten deine Daten, um den Vertrag mit dir zu erfüllen, um gesetzliche Pflichten einzuhalten (insbesondere die Aufbewahrung von Rechnungsunterlagen) und aufgrund unseres berechtigten Interesses am sicheren Betrieb der Anwendung.

Eine Einwilligung holen wir an einer einzigen Stelle ein: Bevor du zum ersten Mal einen Mietvertrag oder einen Beleg lesen lässt, zeigt Verwalto dir in einem Fenster, was dabei wohin geht (siehe „Verträge und Belege lesen lassen" in Abschnitt 5). Erst mit deinem Klick auf „Vertrag lesen" oder „Beleg lesen" geht etwas hin; mit „Abbrechen" geht nichts hin, und du erfasst von Hand weiter. Verwalto merkt sich, wann du zugestimmt hast und zu welchem Wortlaut. Danach fragt Verwalto nicht mehr — ändert sich der Wortlaut, fragt es noch einmal. Sonst holen wir keine Einwilligung ein, weil wir nichts tun, wofür sie nötig wäre: keine Werbe-E-Mails, keine Analysewerkzeuge, keine Weitergabe zu fremden Zwecken. Ändert sich das, holen wir sie ein, bevor es beginnt.

5. Wo deine Daten liegen

In der Schweiz. Anwendung, Datenbank und hochgeladene Dokumente laufen bei Infomaniak in schweizerischen Rechenzentren. Das war eine Vorgabe von Anfang an und ist keine spätere Anpassung.

Einige Dienste erhalten einzelne Daten. Die Inhalte — Mieterinnen, Mieter, Verträge, Dokumente — gehören nicht dazu; sie bleiben in der Schweiz. Eine Ausnahme löst nur du selbst aus: das Lesen eines Mietvertrags oder Belegs (unten) — und auch dieses findet in der Schweiz statt.

Dienst	Wofür	Wo	Was dorthin gelangt
Stripe (Stripe Payments Europe, Limited)	Zahlungsabwicklung	Irland; Übermittlung in die USA möglich	Name, E-Mail, Zahlungsdaten. Keine Mieterdaten
Google Maps Platform (Google Cloud EMEA Limited)	Adressvorschläge beim Tippen	Irland; Übermittlung in die USA möglich	die getippten Zeichen eines Adressfelds. Die Abfrage läuft direkt aus deinem Browser — Google erhält dabei deine IP-Adresse, aber keinen Bezug zu deinem Verwalto-Konto
Google (Google Ireland Limited)	Anmeldung mit Google — nur, wenn du sie wählst	Irland; Übermittlung in die USA möglich	der Anmeldevorgang. Google handelt dabei in eigener Verantwortung
Sentry (Functional Software, Inc.)	Fehlerprotokolle	Europäische Union (Frankfurt)	technische Angaben zum Fehler, ohne Inhalte: personenbezogene Standardangaben sind abgeschaltet, Dateinamen und rohe Fehlermeldungen werden vor dem Versand entfernt. Sitzungsaufzeichnung („Session Replay") ist nicht eingebaut
Infomaniak Network SA (KI-Dienst)	Verträge und Belege lesen — nur, wenn du es auslöst	Schweiz, ausschliesslich	die Seiten des Vertrags oder das Bild des Belegs, mit allem, was darauf steht. Nicht gespeichert, nie zum Training verwendet (Einzelheiten unten)
Hostpoint AG	E-Mails: Bestätigung der Adresse, neues Passwort, Einladung zu einer Freigabe, Übergabe einer Liegenschaft und die Antwort darauf	Schweiz	die E-Mail-Adresse der Empfängerin oder des Empfängers; bei Einladungen und Übergaben dazu Name und E-Mail-Adresse der Person, die einlädt oder übergibt, und die Bezeichnung der Liegenschaft
geo.admin.ch (swisstopo, Bundesamt für Statistik)	Gebäudedaten zu einer Adresse	Schweiz	die Adresse der Liegenschaft, von unserem Server abgefragt — ohne Bezug zu dir

Übermittlung in die USA. Stripe, Google und Sentry sind nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Der Bundesrat hat für so zertifizierte Unternehmen seit dem 15. September 2024 einen angemessenen Datenschutz festgestellt.

Verträge und Belege lesen lassen

Mietverträge und Belege kannst du von einem Sprachmodell lesen lassen, statt sie abzutippen. Das Modell betreibt Infomaniak (Infomaniak Network SA, Genf), nicht wir. Wozu: die Angaben aus dem Vertrag ins Formular des Mietverhältnisses und seiner Mietparteien zu bringen, und aus einem Beleg eine Buchung vorzuschlagen — für nichts anderes.

Aus einem Mietvertrag werden genau diese Angaben gelesen: Name der Mieterschaft, weitere Personen am Vertrag, Vertragsbeginn, Nettomietzins, Nebenkosten-Akonto, Abrechnungsart der Nebenkosten, Kaution, Bank des Mietzinsdepots, IBAN des Mietzinsdepots, IBAN für den Mietzins, Kündigungsfrist, Personenzahl, Person oder Firma, Vertretung der Firma, Name der Vermieterschaft, E-Mail-Adressen der Mietparteien und Telefonnummern der Mietparteien. Den Namen der Vermieterschaft liest Verwalto nur, damit sie nicht als Mieterin oder Mieter vorgeschlagen wird.

Vor dem ersten Mal steht in Verwalto dieser Text, und er gilt hier genauso:

Verwalto schickt den Vertrag oder Beleg, den du lesen lässt, an Infomaniak, in der Schweiz. Hin gehen die Seiten des Vertrags oder das Bild des Belegs, so wie sie sind — mit allem, was darauf steht: Namen (der Mieterschaft, eines Handwerkers), Kontaktangaben, Beträge, Kontonummern und Daten. Infomaniak speichert die Inhalte nicht und verwendet sie nie zum Training eines Modells. Zurück kommen die Werte, die Verwalto ins Formular schreibt.

Du entscheidest bei jedem Vertrag und jedem Beleg neu. Ohne Klick geht nichts hin, und ohne diese Funktion geht alles von Hand weiter. Betrag und Konto liest Verwalto aus dem QR-Code einer Rechnung selbst; für Kostenart und Beschreibung geht das Bild trotzdem hin.

Ins Mietverhältnis kommt nichts von selbst. Die gelesenen Werte stehen im Formular, und erst wenn du speicherst, sind sie erfasst. Der Vertrag bleibt unverändert in der Ablage — auch wenn das Lesen scheitert. Die gelesenen Werte bewahrt Verwalto beim Vertrag auf, damit du das Formular später nochmals damit füllen kannst; sie verschwinden mit dem Vertrag.

Aus einem Beleg — Rechnung, Quittung, Gutschrift — werden genau diese Angaben gelesen: die Art des Belegs, Aussteller, Belegdatum, Leistungszeitraum, Betrag, Währung, Rechnungsnummer, eine kurze Beschreibung der Leistung, Fälligkeit, Adresse der Liegenschaft, IBAN des Ausstellers und die passende Kostenart. Hin geht das ganze Bild, bei einem PDF die ersten 6 Seiten, dazu die Namen deiner Kostenarten, damit das Modell eine davon vorschlagen kann. Den QR-Code einer Rechnung liest Verwalto selbst, auf dem eigenen Server — Betrag und Konto kommen von dort; das Bild geht für Kostenart und Beschreibung trotzdem an Infomaniak, mit dem QR-Code darauf. Gelesen wird ein Beleg, sobald du ihn in Verwalto als Beleg fotografierst, hochlädst oder auswählst — das ist dein Klick. Eine Buchung entsteht erst mit einem weiteren. Ein fotografierter Beleg, der nie gebucht wird, wird nach 7 Tagen gelöscht.

Je Konto und Tag lässt sich eine begrenzte Zahl von Verträgen und Belegen lesen. Dafür zählt Verwalto, wie oft dein Konto heute gelesen hat — nur die Zahl, ohne Bezug auf ein Dokument. Frühere Tage bewahrt Verwalto nicht auf; sie werden beim nächsten Lesen gelöscht.

Was Infomaniak schriftlich bestätigt hat (24. September 2026): Die Verarbeitung findet ausschliesslich in der Schweiz statt, auf eigener Infrastruktur, nicht in anderen europäischen Ländern. Anfragen und Inhalte werden nicht gespeichert und für nichts anderes verwendet; nur technische Zugriffsprotokolle werden aus Sicherheitsgründen befristet aufbewahrt. Die Inhalte werden nie zum Training oder zur Verbesserung eines Modells verwendet — weder von Infomaniak noch von den Herstellern der Open-Source-Modelle. Grundlage der Bearbeitung ist ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung zwischen Verwalto und Infomaniak.

6. Wie lange wir aufbewahren

Was	Wie lange
Kontodaten und Inhalte	solange das Konto besteht
Nach Kontolöschung	30 Tage in den aktiven Systemen; aus den täglichen Sicherungen nach 30 Tagen, aus der Monatssicherung spätestens nach zwölf Monaten. Spielen wir je eine ältere Sicherung ein, ziehen wir zwischenzeitliche Löschungen unverzüglich nach
Rechnungsunterlagen	zehn Jahre (Art. 958f OR)
Technische Protokolle	30 Tage

Der Papierkorb innerhalb der Anwendung läuft nicht ab. Was du dort ablegst, bleibt, bis du es endgültig entfernst — das ist Absicht: Ein Papierkorb, der nach 30 Tagen von selbst Mietverträge entsorgt, wäre eine böse Überraschung.

7. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe deiner Daten in einem gängigen Format und Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen.

Vieles davon kannst du direkt in der Anwendung tun — Angaben ändern, Dokumente löschen, Daten exportieren, das Konto löschen. Für alles Übrige: datenschutz@verwalto.ch.

Du kannst dich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren. Für Personen in der EU bleibt die dortige Aufsichtsbehörde zuständig.

8. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen. Konkret:

• Übertragung ausschliesslich verschlüsselt (TLS)
• Passwörter werden nur als Hashwert gespeichert, in einer Tabelle, auf die die Anwendung keinen Lesezugriff hat
• Die Trennung zwischen Kunden wird von der Datenbank durchgesetzt, nicht nur vom Anwendungscode. Mehrere hundert automatisierte Tests prüfen bei jeder Änderung, dass fremde Daten nicht erreichbar sind
• Tägliche, verschlüsselte Sicherungen, 30 Tage aufbewahrt (dazu eine Monatssicherung bis zwölf Monate), Wiederherstellung erprobt

9. Kekse

Verwalto setzt nur technisch notwendige Kekse, in zwei Gruppen:

• Für die Anmeldung: der Nachweis deiner Sitzung, ein Keks gegen Formularfälschung und — nur während einer Anmeldung mit Google — kurzlebige Kekse für den Rücksprung. Ohne sie kannst du dich nicht anmelden
• Zwei Bequemlichkeiten: einer merkt sich das zuletzt geöffnete Objekt, einer deine Sortierwahl in der Ablage. Beide dürfen mit dem Browser verschwinden, ohne dass dir etwas fehlt

Keine Werbe-Kekse, keine Analysewerkzeuge, keine Weitergabe an Dritte. Deshalb gibt es bei Verwalto kein Einwilligungsbanner.

Am 29. September 2026 erneut am Code nachgeprüft: Verwalto setzt selbst genau zwei Kekse (verwalto_zuletzt_objekt, verwalto_ablage_sortierung); die übrigen stammen aus der Anmeldebibliothek.

10. Änderungen

Wir können diese Erklärung anpassen. Es gilt die jeweils auf verwalto.ch veröffentlichte Fassung. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir dich per E-Mail.

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Fassung 2026-09-29, gültig ab dem 29. September 2026 · Frühere Fassungen bleiben unter /datenschutz/<Datum> abrufbar.