Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV)

Vorbemerkung: warum es diesen Vertrag gibt

Wenn du in Verwalto den Namen, die Telefonnummer und den Mietvertrag deiner Mieterin erfasst, bearbeiten wir Personendaten einer Person, die uns nicht kennt und mit der wir keinen Vertrag haben.

Das darf man, aber nur unter Bedingungen — und die stehen hier.

Du bist die verantwortliche Person. Wir sind Auftragsbearbeiter. Du entscheidest, welche Daten du erfasst und wozu. Wir führen aus, was du anweist, und sonst nichts.

Dieser Vertrag ist Bestandteil der AGB und gilt automatisch, sobald du Verwalto nutzt. Du musst ihn nicht gesondert unterzeichnen; auf Wunsch stellen wir eine unterzeichnete Fassung aus.

1. Parteien

Verantwortlich: du, die Kundin oder der Kunde von Verwalto Auftragsbearbeiter: Florian Winberger, Verwalto (Einzelunternehmen), Bachtelstrasse 77, 8400 Winterthur

2. Gegenstand, Dauer und Zweck

Gegenstand: Bereitstellung und Betrieb der Anwendung Verwalto, einschliesslich Speicherung, Anzeige, Auswertung und Ausgabe der von dir erfassten Daten.

Dauer: solange dein Konto besteht.

Zweck: ausschliesslich die Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen. Zu keinem anderen Zweck — insbesondere nicht zu Werbung, nicht zur Weitergabe an Dritte und nicht zum Training von KI-Modellen.

3. Art der Daten und betroffene Personen

Kategorie	Daten
Mieterinnen und Mieter	Name, Adresse (auch nach dem Auszug), E-Mail, Telefon, Mietvertragsdaten, Mietzins, Kaution, Personenzahl, Zahlungsausfälle, Notizen
Kontakte und Firmen	Name, Funktion, Adresse, E-Mail, Telefon
Empfänger von Freigaben	Name, E-Mail
Dokumente	alles, was du hochlädst — Verträge, Abrechnungen, Korrespondenz, Fotos

Besondere Personendaten. Verwalto sieht keine Felder für besonders schützenswerte Daten vor. Notizfelder und hochgeladene Dokumente könnten sie gleichwohl enthalten — etwa eine Betreibung oder eine Gesundheitsangabe in einem Kündigungsschreiben. Wir behandeln alle Inhalte gleich vertraulich; die Entscheidung, was du erfasst, liegt bei dir.

4. Deine Pflichten

Du bist dafür verantwortlich, dass du die Daten rechtmässig erheben und bearbeiten darfst, dass du deine Mieterinnen und Mieter informiert hast, soweit das Gesetz es verlangt, und dass du Auskunfts- und Löschbegehren beantwortest. Wir unterstützen dich dabei (Ziffer 8).

5. Unsere Pflichten

Wir verpflichten uns:

• Daten nur nach deinen Anweisungen zu bearbeiten. Deine Anweisungen erteilst du in der Regel durch die Benutzung der Anwendung
• Vertraulichkeit — alle Personen mit Zugang sind zur Verschwiegenheit verpflichtet
• Angemessene Sicherheit (Ziffer 6)
• dich unverzüglich zu informieren, wenn wir eine Anweisung für rechtswidrig halten
• dich bei deinen Pflichten zu unterstützen (Ziffer 8)
• nach Vertragsende zu löschen (Ziffer 9)

Wir sehen deine Inhalte nicht an. Die Anwendung kennt keinen Administratorzugang und keine Kundenansicht — es gibt schlicht keinen Knopf, der ein fremdes Konto öffnet. Ein Zugriff auf Inhalte wäre nur direkt auf dem Server möglich und käme nur vor, wenn eine Störung anders nicht zu beheben ist. Mussten wir dabei Inhalte deines Kontos ansehen, sagen wir es dir.

6. Sicherheitsmassnahmen

• Verschlüsselte Übertragung (TLS)
• Trennung der Kunden durch die Datenbank selbst, nicht nur durch den Anwendungscode. Ein Fehler in der Anwendung führt damit zu „keine Daten", nicht zu „fremde Daten"
• Getrennte Datenbankrollen für Anmeldung und Fachdaten; auf die Passwort-Hashwerte hat keine von beiden Zugriff
• Passwörter nur als Hashwert
• Automatisierte Sicherheitstests bei jeder Änderung — mehrere hundert Tests, die für jede Tabelle beide Richtungen prüfen: dass Unbeteiligte nichts sehen und Berechtigte alles
• Tägliche, verschlüsselte Sicherungen, 30 Tage aufbewahrt (dazu eine Monatssicherung bis zwölf Monate), Wiederherstellung erprobt
• Papierkorb mit Wiederherstellung — versehentliches Löschen ist umkehrbar

7. Unterauftragsbearbeiter

Du stimmst dem Beizug folgender Unterauftragsbearbeiter zu:

Anbieter	Leistung	Ort	Welche Daten
Infomaniak Network SA	Betrieb, Datenbank, Dokumentenspeicher	Schweiz	alle
Stripe Payments Europe, Limited	Zahlungsabwicklung	Irland; USA möglich (Swiss-U.S. DPF)	nur deine eigenen Konto- und Zahlungsdaten. Keine Mieterdaten
Google Cloud EMEA Limited	Adressvorschläge (laufen im Browser)	Irland; USA möglich (Swiss-U.S. DPF)	die getippten Zeichen eines Adressfelds — auch bei Kontakten und Mietern —, ohne Namen und ohne Kontobezug; dazu die IP-Adresse des Browsers
Sentry (Functional Software, Inc.)	Fehlerprotokolle	EU (Frankfurt); Anbieter zusätzlich nach Swiss-U.S. DPF zertifiziert	technische Fehlerangaben ohne Inhalte — Dateinamen und rohe Fehlermeldungen werden vor dem Versand entfernt, keine Sitzungsaufzeichnung
Hostpoint AG	Versand von E-Mails zum Konto, zu Einladungen und zu Übergaben	Schweiz	die E-Mail-Adresse der Empfänger; bei Einladungen und Übergaben dazu Name und E-Mail-Adresse der Person, die einlädt oder übergibt, und die Bezeichnung der Liegenschaft. Keine Mieterdaten
Infomaniak Network SA (KI-Dienst, Sprachmodell)	Lesen von Mietverträgen und Belegen — nur, wenn du es je Dokument auslöst	Schweiz, ausschliesslich, auf eigener Infrastruktur	die Seiten des Vertrags oder das Bild des Belegs, mit allem, was darauf steht — auch Namen, Kontaktangaben, Beträge und Kontonummern von Mieterinnen und Mietern —, dazu die Namen deiner Kostenarten. Nicht gespeichert, nie zum Training verwendet

Wir speichern die inhaltlichen Daten — Mieter, Verträge, Dokumente — ausschliesslich bei Infomaniak in der Schweiz. Lässt du einen Vertrag oder Beleg lesen, geht er zusätzlich an den KI-Dienst (Zeile oben) — ebenfalls in der Schweiz, und dort wird er nicht gespeichert.

Änderungen teilen wir mindestens 30 Tage vorher mit. Widersprichst du, kannst du auf diesen Zeitpunkt kündigen.

Die KI-Zeile ist besonders zu beachten. Die Funktion ist freiwillig und wird je Dokument einzeln von dir ausgelöst — nie automatisch und nie über deinen ganzen Bestand. Bevor du sie das erste Mal benutzt, sagt Verwalto dir in einem Fenster, was dabei wohin geht; ohne deinen Klick geht nichts hin. Wer sie nicht benutzt, gibt dem KI-Dienst keine Daten.

Grundlage für den KI-Dienst ist ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung (DPA) zwischen Verwalto und Infomaniak. Infomaniak hat uns am 24. September 2026 zudem schriftlich bestätigt: Die Verarbeitung findet ausschliesslich in der Schweiz statt, auf eigener Infrastruktur. Anfragen und Inhalte werden nicht gespeichert und für nichts anderes verwendet; nur technische Zugriffsprotokolle werden aus Sicherheitsgründen befristet aufbewahrt. Die Inhalte werden nie zum Training oder zur Verbesserung eines Modells verwendet — weder von Infomaniak noch von den Herstellern der Modelle.

8. Unterstützung bei Betroffenenrechten

Wendet sich eine Mieterin direkt an uns, antworten wir nicht inhaltlich, sondern verweisen an dich und informieren dich unverzüglich. Das ist keine Ausflucht, sondern die richtige Zuständigkeit: Wir wissen nicht, warum du welche Daten erfasst hast.

Für Auskunft, Berichtigung und Löschung stellen wir dir die Mittel in der Anwendung zur Verfügung.

9. Löschung nach Vertragsende

Nach Beendigung löschen wir die Daten gemäss AGB Ziffer 11 — 30 Tage aktive Systeme, danach bis zum Ablauf der Sicherungen (täglich 30 Tage, Monatssicherung bis zwölf Monate) —, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Vorher kannst du deine Daten exportieren; wir weisen dich im Löschvorgang darauf hin.

10. Meldung von Verletzungen der Datensicherheit

Wir melden dir eine Verletzung der Datensicherheit unverzüglich nach Kenntnis, mit den uns bekannten Angaben zu Art, Umfang und ergriffenen Massnahmen.

Die Meldung an den EDÖB und gegebenenfalls an die betroffenen Personen ist deine Sache — du bist die verantwortliche Person. Wir liefern dir, was du dafür brauchst.

11. Nachweis und Kontrolle

Auf Anfrage geben wir in Textform Auskunft über die Einhaltung dieses Vertrags, innerhalb von 30 Tagen. Ein Vor-Ort-Audit sehen wir nicht vor — bei einem Produkt für wenige Dutzend Franken im Jahr stünde es in keinem Verhältnis, und die Auskunft in Textform leistet dasselbe.

12. Schlussbestimmungen

Es gilt schweizerisches Recht. Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und den AGB geht dieser Vertrag vor, soweit es um die Bearbeitung von Personendaten Dritter geht.

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Fassung 2026-09-29, gültig ab dem 29. September 2026 · Frühere Fassungen bleiben unter /avv/<Datum> abrufbar.